Kā savienot uzņēmuma sistēmas, ja tās savā starpā pienācīgi neapmainās ar datiem?

Agrāk jauna klienta reģistrēšana vidēji aizņēma divas dienas. Tagad process no reģistrācijas sākuma līdz vadītāja apstiprinājumam aizņem četras stundas.

Iepriekš pārdevējs uzņēmuma informāciju sameklēja publiskajos reģistros, ievadīja to Excel tabulā un nosūtīja vadītājam e-pastā. Pēc vadītāja apstiprinājuma informācija nonāca grāmatvedībā, kur darbiniekam tie paši dati vēlreiz bija jāievada uzņēmuma resursu vadības sistēmā jeb ERP.

ERP sistēma joprojām ir galvenā vieta, kur tiek uzturēti klientu dati. Mainījās veids, kā šie dati līdz tai nonāk.

Daudzos uzņēmumos tieši darbinieki nodrošina saikni starp dažādām sistēmām. Klientu attiecību vadības sistēmā (CRM), ERP, noliktavas un grāmatvedības sistēmās atrodas atšķirīgas informācijas daļas. Lai tās savienotu, darbinieki datus pārkopē, meklē vajadzīgo informāciju vairākās vietās un atkārtoti pārbauda jau ievadīto.

Kāpēc uzņēmuma sistēmas darbojas atsevišķi?

Visbiežāk tam ir divi iemesli.

Sistēmas izmanto atšķirīgus datu formātus

Viena sistēma klientu glabā kā vienu ierakstu, bet cita veido atsevišķus ierakstus katrai piegādes adresei. Vienā sistēmā preces uzskaita gabalos, citā - iepakojumos. Darbinieks, aplūkojot abas sistēmas, spēj saprast atšķirības un pielāgot informāciju. Savukārt sistēmām šādi noteikumi ir jādefinē iepriekš, lai tās varētu pareizi apmainīties ar datiem.

Starp sistēmām nav izveidots savienojums

Iespējams, sākotnēji nav bijusi nepieciešamība sistēmas savienot vai arī šāds risinājums nekad nav ieviests. Tāpēc informāciju no vienas sistēmas uz citu pārnes darbinieks - atkārtoti ievada pasūtījumu, eksportē atskaiti vai nosūta statusa informāciju e-pastā.

Lai sistēmas varētu savienot, nepietiek tikai ar tehnisku savienojumu. Vispirms jāvienojas, kādi dati jānodod, kādā formātā un kurā procesa posmā tiem jānonāk nākamajā sistēmā.

Kas jānoskaidro, pirms savienot sistēmas?

Sākumā jāatbild uz trim jautājumiem:

1. Kuras sistēmas savstarpēji apmainīsies ar informāciju?
2. Kādi dati ir jānodod?
3. Kurā biznesa procesa brīdī šī informācijas apmaiņa ir nepieciešama?

Klientu reģistrēšanas procesā atbildes bija konkrētas.

Sistēmas: publiskie uzņēmumu reģistri, pārdošanas platforma un ERP.

Dati: uzņēmuma nosaukums, reģistrācijas un PVN maksātāja numurs, juridiskā adrese no publiskajiem reģistriem; piegādes adreses, kontaktinformācija un tālruņa numuri no pārdevēja; klienta kategorija no grāmatvedības.

Brīdis: pēc tam, kad vadītājs apstiprina klienta reģistrāciju.

Trešais jautājums ir īpaši svarīgs, jo tas nosaka, kurš notikums iedarbina datu apmaiņu. Tā vietā, lai darbinieks pēc apstiprinājuma manuāli pārsūtītu Excel failu, informācijas nodošana ERP notiek automātiski, tiklīdz vadītājs apstiprina reģistrāciju.

Tieši ar šādu procesa izpratni sākas Corellize darbs

Corellize vispirms izvērtē esošo darba kārtību, noskaidro, kuras sistēmas ir jāsavieno, kādi dati starp tām jāpārvieto un kādi nosacījumi jāievēro. Pēc tam tiek izstrādāta integrācija, kas nodrošina automātisku datu apmaiņu atbilstoši uzņēmuma darba procesam, paredzot arī nepieciešamās datu pārbaudes.

Kā sistēmu savienošana izskatās praksē?

Kādam Baltijas B2B vairumtirdzniecības uzņēmumam Corellize izstrādāja pārdošanas komandas vajadzībām paredzētu platformu, kas darbojas kopā ar uzņēmumā jau izmantoto ERP sistēmu.

Pārdevējs ievada uzņēmuma nosaukumu, un platforma iegūst un pārbauda uzņēmuma informāciju oficiālajos reģistros Latvijā, Lietuvā un Igaunijā, kā arī nepieciešamības gadījumā attiecīgajos Eiropas Savienības reģistros. Tiek pārbaudīts uzņēmuma juridiskais nosaukums, reģistrācijas numurs, PVN maksātāja numurs un juridiskā adrese.

Ievadot informāciju, platforma pārbauda arī obligātos laukus un tādus datus kā tālruņa numura formāts. Tas ļauj laikus pamanīt trūkstošu vai neatbilstoši noformētu informāciju, pirms tā nonāk ERP sistēmā.

Pārdevējs pievieno tos datus, kas publiskajos reģistros nav pieejami. Ja reģistrāciju neizdodas pabeigt uzreiz, to var saglabāt kā melnrakstu un turpināt vēlāk.

Kad vadītājs platformā apstiprina reģistrāciju, dati automātiski tiek nosūtīti uz ERP. Savukārt ERP atgriež klienta un adreses identifikācijas numurus, kas tiek piesaistīti sākotnējai reģistrācijai.

Grāmatvedim vairs nav atkārtoti jāievada klienta pamatinformācija. Tomēr lēmumi, kuriem nepieciešams profesionāls izvērtējums, paliek cilvēku ziņā. Piemēram, uzņēmuma juridiskā statusa un iespējamo sadarbības ierobežojumu izvērtēšana, kā arī klienta kategorijas noteikšana.

Integrācijā paredzētas arī pārbaudes, lai nepieļautu viena klienta reģistrēšanu vairākkārt. Pirms jauna ieraksta izveides platforma pārbauda, vai uzņēmums jau nav reģistrēts. Pārbaude tiek veikta vēlreiz tieši datu ierakstīšanas brīdī, ja nu pa šo laiku klienta ierakstu ir izveidojis kāds cits process.

Katram pieprasījumam tiek piešķirts unikāls identifikators. Ja savienojums pārtrūkst un pieprasījums jānosūta atkārtoti, sistēma atpazīst to kā jau iesāktu darbību, nevis izveido otru tā paša klienta ierakstu.

Visa procesa laikā ERP saglabā galvenās uzskaites sistēmas lomu. Jaunā platforma organizē klienta reģistrēšanu un datu apmaiņu, neaizstājot uzņēmuma jau izmantoto sistēmu.

To pašu pieeju var izmantot arī citos biznesa procesos

Aplūkosim pasūtījuma apriti uzņēmumā.

Pārdevējs ievada pasūtījumu CRM sistēmā. Pirms informācija nonāk ERP, integrācija pārbauda piegādes adresi, preci, mērvienību un cenu atbilstību noteiktajiem nosacījumiem. Pēc tam ERP nodod pasūtījumu noliktavai.

Kad noliktava pasūtījumu nosūta, informācija par tā statusu tiek nodota atpakaļ CRM sistēmai, kur to var redzēt klienta menedžeris.

Svarīgi, lai katra informācija par procesa statusu nāktu no sistēmas, kas par to ir atbildīga. CRM pati nepieņem, ka pasūtījums ir nosūtīts tikai tāpēc, ka tas ir ievadīts vai apstiprināts. Par faktisko nosūtīšanu informē noliktavas sistēma.

Šādi integrācija savieno atsevišķas sistēmas vienotā darba procesā, kurā informācija tiek nodota īstajā brīdī un no atbilstošā informācijas avota.

Ko uzņēmums iegūst?

Klientu reģistrēšanas piemērs parāda vairākus praktiskus ieguvumus:

• Mazāk manuāla darba. Informācija no publiskajiem reģistriem un pārdošanas platformas nonāk ERP bez nepieciešamības tos pašus datus ievadīt atkārtoti.
• Uzticamāki klientu dati. Uzņēmuma informācija tiek iegūta un pārbaudīta oficiālajos reģistros, savukārt obligātie lauki un datu formāti tiek pārbaudīti pirms informācijas nodošanas ERP.
• Mazāks dublētu ierakstu risks. Pārbaudes pirms klienta izveides un datu ierakstīšanas brīdī palīdz nepieļaut viena klienta reģistrēšanu vairākkārt.
• Pārskatāmāks process. Katras reģistrācijas statuss ir redzams - saglabāta, iesniegta, gaida apstiprinājumu, nosūtīta uz ERP vai pabeigta.
• Ātrāka reģistrācijas apstiprināšana. Iepriekš process no reģistrācijas sākuma līdz vadītāja apstiprinājumam vidēji aizņēma divas dienas. Tagad tas aizņem četras stundas.

Lai novērtētu šādu uzlabojumu ietekmi arī savā uzņēmumā, pirms sistēmu savienošanas ir vērts noteikt trīs rādītājus: cik liela daļa datu tiek ievadīta manuāli, cik bieži rodas dublēti ieraksti vai neizdodas datu apmaiņa, un cik ilgs laiks paiet no pirmā pieprasījuma līdz brīdim, kad klients ir gatavs pārdošanai.

Šie rādītāji palīdz saprast, kur rodas lieks darbs un kavēšanās, kā arī novērtēt, vai ieviestā integrācija ir uzlabojusi procesu.

Kā savienot uzņēmuma sistēmas, ja tās savā starpā pienācīgi neapmainās ar datiem?

Vispirms jānoskaidro, kurām sistēmām ir jāapmainās ar informāciju, kādi dati tām jānodod un kurā procesa posmā tas jādara.

Pēc tam var veidot savienojumu, ņemot vērā uzņēmuma darba kārtību un jau izmantotās sistēmas.

Lai uzlabotu uzņēmuma darbu, ne vienmēr ir jāmaina esošā programmatūra. Bieži vien pietiek ar to, ka sistēmas tiek savienotas un informācijas apmaiņa starp tām tiek sakārtota. Tas samazina atkārtotu darbu, palīdz izvairīties no kļūdām un nodrošina, ka darbiniekiem vajadzīgā informācija ir pieejama īstajā brīdī.

Labs sākumpunkts ir aprunāties ar darbinieku, kuram ikdienā informācija jāpārkopē no vienas sistēmas uz citu. Pajautājiet, ko viņš pārbauda pirms datu pārsūtīšanas. Šis saraksts var kļūt par pirmo soli integrācijas izstrādē.