Kas notiek, kad ikviens uzņēmumā var izveidot savu automatizāciju?

2021. gadā viena konfigurācijas iestatījuma dēļ aptuveni 38 miljoni ierakstu 47 organizācijās, kas izmantoja Microsoft Power Apps portālus, bija pieejami publiski. Skarto organizāciju vidū bija American Airlines, J.B. Hunt un Indiānas Veselības departaments.

UpGuard pētnieki atklāja, ka dažiem portālu sarakstiem varēja piekļūt anonīmi, jo nebija aktivizētas nepieciešamās tabulu atļaujas. Pēc tam Microsoft mainīja noklusējuma iestatījumus jaunajiem portāliem un izlaida rīku, kas palīdz identificēt nepareizi konfigurētus esošos portālus.

UpGuard savus atklājumus dokumentēja 2021. gada augustā.

Šis incidents parāda, kas var notikt, ja lietotnes izveide kļūst vienkāršāka par pārbaudi, kā tiek aizsargāti tās dati.

Zema koda un bezkoda rīki ļauj cilvēkiem, kuri vislabāk pārzina ikdienas darbu, ātri izveidot noderīgas lietotnes un automatizācijas. Finanšu nodaļa var vienkāršot regulāru eksportu. Noliktava var uzlabot informācijas nodošanu. Pārdošanas komanda var izveidot darbplūsmu, kas katru nedēļu ietaupa laiku.

Taču katra jauna lietotne vai darbplūsma rada arī praktiskus jautājumus: kas var piekļūt tās datiem, kurš to uztur un kurš pamanīs, ja kaut kas noiet greizi?

Uz šiem jautājumiem kļūst grūtāk atbildēt, ja katra komanda veido risinājumus neatkarīgi.

Kas uzņēmumos jau veido automatizācijas?

Zema koda un bezkoda rīki ļauj cilvēkiem ārpus IT nodaļas izveidot darbplūsmas, portālus un nelielas lietotnes.

Viņi labi pārzina savu darbu. Finanšu nodaļa zina, kura mēneša atskaite aizņem pārāk daudz laika. Noliktava zina, kurā posmā rodas aizkavēšanās. Pārdošanas komanda zina, kuriem pārskatiem neviens līdz galam neuzticas.

Cilvēki, kuri ik dienu saskaras ar konkrētu problēmu, bieži vien var ātrāk izveidot praktisku risinājumu nekā sagaidīt atsevišķu IT izstrādes projektu. Ja risinājums darbojas, to sāk izmantot arī kolēģi.

Tas ir ieguvums. Darbinieki var paši uzlabot savu darbu, un IT nodaļai nav jāizstrādā katrs nelielais risinājums.

Grūtības sākas tad, kad šie risinājumi kļūst par ikdienas darba sastāvdaļu.

Automatizācija var sākties kā viena cilvēka izveidots īsceļš, bet pakāpeniski kļūt par procesu, no kura atkarīgi arī citi. Tās nozīme pieaug, pat ja neviens nav oficiāli fiksējis, kurš par to atbild vai kādiem uzņēmuma datiem tā var piekļūt.

Kas pazūd pirmais?

Pārskats par izveidotajiem risinājumiem, to piekļuves tiesībām un atbildīgajiem cilvēkiem.

2026. gada aprīlī drošības risinājumu piegādātājs Nokod publicēja aptauju, kurā piedalījās 200 lielu uzņēmumu informācijas drošības vadītāji. Vairāk nekā 80% respondentu norādīja, ka viņu drošības komandām nav pilnīga pārskata par lietotnēm un mākslīgā intelekta aģentiem, ko veidojuši paši biznesa lietotāji. Vairāk nekā puse arī piekrita, ka biznesa lietotāji veido lietotnes, kas atbalsta uzņēmumam kritiski svarīgus procesus.

Šie rezultāti jāvērtē, ņemot vērā, ka aptauju publicējis drošības risinājumu piegādātājs. Tomēr tie izgaismo praktisku problēmu: darbinieku veidotās lietotnes un automatizācijas var kļūt svarīgas uzņēmuma darbībai vēl pirms uzņēmumam ir pilnīgs priekšstats par tām.

Lasīt Nokod 2026. gada aptaujas paziņojumu.

Līdzīga situācija var rasties arī bez zema koda rīkiem.

Vienā no mūsu projektiem pārdevēji ziņoja par klientu apmeklējumiem dažādos veidos. Viens sūtīja e-pastu, cits atjaunināja izklājlapu, bet vēl kāds izmantoja citu formātu. Šī informācija nebija sasaistīta ar ERP sistēmu, tāpēc vadītāji varēja redzēt, kas bija ziņots, bet nevarēja droši noteikt, kas patiesībā bija noticis visā komandā. Atšķirības atklājās tikai ikmēneša pārbaudē.

Katrs pārdevējs bija izveidojis sev ērtu darba kārtību. Uzņēmumam savukārt nebija vienota priekšstata par notiekošo.

Tas nebija ar zema koda rīkiem saistīts incidents. Šis piemērs parāda plašāku problēmu: kad cilvēki veido savus darba paņēmienus, uzņēmums var zaudēt pārskatāmību par procesu kopumā.

Zema koda rīki šo situāciju padara vēl sarežģītāku. Individuāls risinājums var pārtapt lietotnē vai automatizētā darbplūsmā, kas turpina darboties katru dienu un piekļūt datiem arī pēc tam, kad sākotnējais mērķis ir mainījies.

Kas notiek, kad risinājuma izveidotājs aiziet no uzņēmuma?

Iedomāsimies Power Automate darbplūsmu, kas izveidota, izmantojot tās autora personīgo kontu un savienojumus.

Microsoft dokumentācijā šādas darbplūsmas bez derīga īpašnieka tiek sauktas par orphaned flows jeb darbplūsmām bez derīga īpašnieka. Ja darbplūsma izmanto savienojumus, kas piesaistīti bijušā darbinieka kontam, atsevišķas darbības var sākt neizdoties, kad lietotāja identitāte vai savienojums vairs nav derīgs. Microsoft iesaka identificēt šādas darbplūsmas un noteikt tām atbilstošus jaunus īpašniekus vai līdzīpašniekus.

Microsoft dokumentācija par darbplūsmu pārvaldību pēc īpašnieka aiziešanas.

Ietekme uz uzņēmumu ir atkarīga no darbplūsmas uzdevuma.

Ja tā pārsūta pasūtījumu datus uz ERP sistēmu, kļūme var aizkavēt pasūtījumu apstrādi. Ja tā pārsūta finanšu failu, nākamā nodaļa var palikt bez nepieciešamās informācijas.

Sākotnējais risinājuma izveidotājs var būt aizgājis no uzņēmuma jau pirms vairākiem mēnešiem. Komanda, kas paļaujas uz šo darbplūsmu, var pat nezināt, kurš spēj novērst problēmu.

Tāpēc svarīga ir ne tikai automatizācijas funkcionalitāte, bet arī atbildība par tās darbību, piekļuves tiesībām un uzturēšanu.

Kā atgūt pārskatāmību, nepalēninot darbu?

Sāciet ar sistēmām, no kurām uzņēmuma darbība jau ir atkarīga.

Tā vietā, lai paļautos tikai uz sarakstu, ko darbiniekiem pašiem jāatceras atjaunināt, salīdziniet viņu sniegto informāciju ar darbībām, kas reģistrētas sistēmās, kuras šīs automatizācijas izmanto.

Piemēram, sāciet ar ERP vai CRM sistēmu.

Pirmkārt, noskaidrojiet, kuriem kontiem ir tiesības rakstīt datus sistēmā.

Iekļaujiet individuālos lietotājus, integrāciju kontus un servisa kontus. Ja sistēma nodrošina atbilstošus darbību vai audita žurnālus, pārbaudiet, kuri konti noteiktā laikposmā ir veikuši izmaiņas.

Jāņem vērā, ka pieejamie ieraksti ir atkarīgi no konkrētās sistēmas un tās konfigurācijas. Dažās vidēs audita reģistrēšana ir jāieslēdz iepriekš, lai nepieciešamā informācija vispār būtu pieejama.

Otrkārt, nosakiet, kurš ir atbildīgs par katru kontu un procesu.

Fiksējiet, kurš pārrauga automatizāciju, kurš to var uzturēt un kurš var pārņemt atbildību, ja galvenais atbildīgais aiziet no uzņēmuma vai nav pieejams.

Treškārt, salīdziniet sistēmu ierakstus ar zināmo automatizāciju sarakstu.

Meklējiet kontus bez skaidri noteikta atbildīgā, vairākas automatizācijas, kas veic vienu un to pašu uzdevumu, un procesus, kas raksta datus svarīgās sistēmās bez dokumentēta mērķa.

Šīs atšķirības ir vērtīgas. Tās parāda, kur uzņēmumam nepieciešama papildu informācija, pirms tiek pieņemti lēmumi par piekļuves tiesībām, uzturēšanu vai risinājuma turpmāku izmantošanu.

Visbeidzot, ieviesiet samērīgu pārbaudes kārtību.

Automatizācijas, kas raksta datus ERP vai CRM sistēmā, apstrādā sensitīvu informāciju, apstiprina darījumus vai nosūta datus ārpus uzņēmuma, pirms ieviešanas produkcijas vidē būtu jāpārbauda rūpīgāk. Vienkāršākām personīgām darba automatizācijām var piemērot vieglāku kārtību, ja to piekļuves tiesības un atbildīgie ir skaidri zināmi.

Mērķis ir padarīt būtiskās automatizācijas pārskatāmas, nepārvēršot katru nelielu uzlabojumu ilgstošā IT projektā.

Tātad - kas notiek, kad ikviens uzņēmumā var izveidot savu automatizāciju?

Uzņēmums var iegūt noderīgas automatizācijas un vienlaikus zaudēt pārskatu par to, kas ir izveidots.

Nepareizi konfigurēts portāls, darbplūsma bez derīga īpašnieka un divas viena procesa versijas ir atšķirīgi piemēri vienai problēmai: cilvēkiem, kuri atbild par uzņēmuma darbību kopumā, nav pilnīgas informācijas par atsevišķiem risinājumiem.

Risinājums ir saglabāt darbiniekiem iespēju pašiem veidot uzlabojumus, vienlaikus nodrošinot pārskatāmību par atbildīgajiem, piekļuves tiesībām un ietekmi uz uzņēmuma darbību.

Sāciet ar vienu sistēmu - ERP vai CRM.

Noskaidrojiet, kuri konti pēdējā mēneša laikā tajā ir rakstījuši datus. Salīdziniet šo darbību ar zināmajām automatizācijām. Nosakiet, kurš atbild par katru būtisko procesu un kurš to var pārņemt, ja nepieciešams.

Pēc tam uzdodiet vienu jautājumu:

Vai par katru kontu, kas raksta datus šajā sistēmā, kāds uzņēmumā var paskaidrot, ko tas dara, kāpēc tam nepieciešama piekļuve un kurš par to atbild?